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2012/12/22

[Excel] 如何在Excel 2010繪製有刻度斷層的圖表

Kelly問我在Excel圖表的製作上,有所謂的刻度斷層這個東西嗎?

嗯,好問題! 就Excel提供的圖表功能來說,標準答案是沒有,但是不代表Excel無法做出刻度斷層的效果。我研究了一下,也參考Google大神,不過沒有看到讓我喜歡的答案,於是我只好歸納出Gino式刻度斷層圖表的流程,讓我的粉絲們可以快樂的度過2012的聖誕節與年末。

Steps:


  1. 由於要做刻度斷層,首先要了解資料斷層的位置,比如說你先將資料做成一般正常的圖表(如下圖),然後觀察資料,根據你自己的職場工作經驗去發現斷層。根據下圖,我可能認為資料有兩大區塊,0~50 & 100~150,實務上,你必須自己來加以判斷,因為你決定的斷層區塊會影響後面圖表製作步驟會參考到的部分設定數據(參數)。
  2. 為了讓數據能夠多樣化顯示,我用亂數公式來自動取值,這樣可以按F9重新計算來變化數值,如果你有實際的資料就直接拿來用。B2:B13的公式為=IF(RANDBETWEEN(0,1),RANDBETWEEN(0,50),RANDBETWEEN(100,150)) ,後面所有步驟都是以 0~50 & 100~150 為資料斷層的判斷依據,如果您的資料不同,請適當加以調整。
  3. 點選垂直座標軸,滑鼠右鍵叫快顯功能表,選取坐標軸格式。
  4. 在座標軸選項中出先決定垂直座標軸的主要刻度間距,設定為10。0~50 的範圍可以分成五個間距,100~150可以分成五個間距,然後斷層資料間要加上一個間距,因此預計最後會有十一個間距,因此我先將坐標軸的最小值改為0,最大值改為 110 (11*10)
  5. 點選圖表,Ctrl+C複製,點選圖表下方空白處,Ctrl+V貼上,然後將垂直坐標軸的最小值改為40(150-11*10),最大值改為 150。這樣做的原因是要讓兩個圖表的配置一樣,不會讓一樣的座標軸間距10看起來會有所不同
  6. 請將功能區 檢視 | 顯示 | 格線 勾選取消,不要格線顯示
  7. 調整圖表的位置,讓圖表可以對其欄列,在移動的時候,左手請按住Alt,右手按滑鼠移動,例如第一張圖表對其 D2的左上角位置,第二張圖表對其D17的左上角位置。請參考步驟五附圖中的圖表位置對齊方式。
  8. 因為圖表一佔的位置是由 D2:K15,所以我選取 C1:K15 的儲存格,把圖表一涵蓋在選取範圍內,然後Ctrl+C複製,點選 L1,在功能區點選 常用|剪貼簿|其他貼上選項|連結的圖片,將圖表變成連結圖片。圖表二比照圖表一的做法,選取 C16:K30,複製到 L16。
  9. 點選圖表二的連結圖片,就是右下角的那一個,功能區在你選到圖片的時候,會自動先是圖片工具|格式,然後請選取 裁剪 這個功能。
  10. 請將圖表裁成資料第二區塊應有的大小,把不必要的畫面裁掉,因為最下面要跟圖表一接軌,所以我會裁到 95 的位置
  11. 將編修好的圖表二連結圖片移動到圖表一連結圖片上,請將連結圖片二的垂直刻度100對齊連結圖片一的刻度60
  12. 完成了,你一定會奇怪為什麼要做這麼多步驟,老實說,我也不想講這麼清楚,可是網路上Google出來的都是結果,沒有人願意說詳細流程,當講師的我不忍心看大家都在發問同樣的問題,那就在流言所說的世界末日隔日(都說是世界末日了,還有隔日呀?? 顯然又被呼巄了!!!)凌晨起床,看著太陽東昇,順便Post文。

    實際上我建議的這樣做法是因應職場上的圖表分析大部分很制式化,意思是說,如果你想要找尋一個快速方法來製作有刻度斷層的圖表,就意味著你常常要做這件事情,所以會持續困擾你,就是讓製作者感覺"煩呀!"。我建議的方式能與實際資料連結,因此下次你只要變更資料內容就可以看見新的刻度斷層圖表,不信的話,你按下 F9 看看,做出的圖表會像跳舞一樣的顯示在你面前。
  13. 至於 刻度 50 跟 100 之間 是不是要放個間斷符號,這個請自己決定,如有需要請用 插入 | 文字 | 文字方塊 的方式,將你要顯示的符號拉到適當位置即可,這裡不做演示。
如果對我開的資訊課程有興趣,想上我的公開班課程(含職訓補助課程),請洽 中國生產力中心 中區服務處 04-23505038 #264 周小姐,請表明你要上 Gino 的資訊課程

如果希望找我進行企業內訓課程的人,請聯繫 集中資訊 04-22346026 曹小姐 ,我會針對貴公司的需求去安排課程(或是解決您或貴公司常遇到的資訊軟體應用問題)

最後還是要謝謝 Kelly,如果不是你發問,我就不會 Post 文呀,教學相長,謝謝支持我的粉絲們!!

2009/04/09

[Excel] 凸顯作用儲存格

在Excel裡面,當資料眾多的時候,整個螢幕密密麻麻的一片黑,要比對一些資料或是觀察左右差異, 是很累人的. 尤其現在的螢幕 19"、22" LCD都提供了很大的可視區域,能夠讓更多的資料同時顯示。

如果可以滑鼠點到哪裡,就在那個儲存格有十字交叉顯示,讓妳不再覺得有老花眼的困擾,那該多好,聽起來這個功能蠻適合我的。

那就Follow Me,來玩玩看。

Steps:
  1. 開啟 Excel 2003 or Excel 2007 均可, 預設開啟 Book1 活頁簿
  2. 選取 Sheet1 的 A1 儲存格
  3. 格式 設定格式化的條件

  4. 條件一: 公式為 =If(Or(ROW()=CELL("Row"), COLUMN()=CELL("Col")), True, False)
  5. 條件一: 公式為 =(ROW()=CELL("Row"))+(COLUMN()=CELL("Col"))
  6. Step 4 或是 5 的寫法都可以,主要是您看得懂哪一個,就寫哪一個

  7. Cell(“Row”) 目前作用儲存格的列號 (數字)
    Cell(“Col”) 目前作用儲存格的欄名 (數字)
    Row() 公式所在儲存格的列號 (數字)
    Column() 公式所在儲存格的欄名 (數字)
  8. 至於格式的部分,就要看您對顏色的喜好,通常字是深色系的,因此背景色我就設定為淺色系
  9. 將A1的格式複製到工作表全部的儲存格
  10. Alt+F11 進入 Excel VBE (Visual Basic Editor)
  11. 對著左邊的專案視窗 Sheet1 點兩下,然後在右邊的視窗中選取 Worksheet物件,預設是SelectionChange事件(Event)
  12. 請簡單輸入一行 Application.Calculate,主要是讓Excel偵測到您改變了作用儲存格(ActiveCell)的位置時, 會自動重新計算,其實更正確的寫法是 Application.ActiveWorkbook.ActiveSheet.Calculate,只針對目前的工作表重新計算即可。

  13. 回到 Excel Sheet1 工作表,這時候你隨便點選一個儲存格看看,就會發現好玩的事情了。十字交叉的顯示方式能夠快速讓你的眼睛找到資料的位置,迅速左右對齊,就像拿了一隻尺壓在資料上面。

  14. 電腦本來就跑很慢的人,可以測試看看就好,否則你會發現Excel在月球漫步,尤其資料跟公式寫很多的工作表,應該會Lag得很嚴重吧! 所以不要害人呀...

2009/03/30

如何安裝 Virtual Machine Additions 到Virtual PC 2007環境下的 Windows Server 2008 Core

環境: Windows Vista Ultimate Cht SP1
軟體1: Windows Server 2008 Enterprise Core Cht (SrvCore)
軟體2: Virtual PC 2007 SP1 EN (VPC)
軟體3: Virtual Machine Additions (VMA)

在Virtual PC 2007 SP1下安裝測試 Windows Server 2008 Core, 當加裝 Virtual Machine Additions (VMA) 時, 出了一些問題, 慢慢解說如下:
  1. 首先假設您已經在VPC裡裝好了SrvCore, Window Srver Core 安裝細節不是本篇文章討論重點
  2. 從 VPC 的功能表, 點選 Action|Install or Update Virtual Machine Addtions (rAlt+I)
  3. 系統出現提示詢問, 按下Continue, VPC自動將VMA ISO檔(VMAdditions.iso)掛載到虛擬磁碟機上, 在一般狀況下, ISO Mount上去後, 就會自動執行了, 但是SrvCore不會這樣處理.
  4. 自動不行, 那就走手動吧! 反正一進去就是命令列視窗, 沒學DOS的人, 只好請你自己去自修了. 
  5. 首先切換到D:, 然後透過Dir觀察目錄內容

  6. 再來選取 Windows 目錄, 查看此目錄內容

  7. 輸入 setup, 系統自動出現 VMA 安裝的 GUI 畫面, 感覺不出 SrvCore 有干擾安裝

  8. 不過好笑的是, 安裝到一半, 水平進度軸竟然倒退, 復原安裝, 經反覆測試幾次, 才確定不是我的問題
  9. 透過Google去找解答, 發現又是一堆討論跟回答, 顯然後知後覺者還是比較幸福的, 因為前人犧牲了. 不過似乎不確定誰的答案才是正確的. 看過數篇 Blog 與討論, 我覺得 Jesper Lönnqvist 有篇文章一語道出重點: 音效問題. 因為Server Core不支援音效部分.
  10. 將SrvCore關機, 然後修改此SrvCore VPC的設定, 將 Sound Disable.

  11. 重新啟動 SrvCore, 重複步驟 2~7, 安裝完畢之後, Reboot, then you got it.
  12. 對了, 為什麼要安裝 VMA 呢? 以我來說, 其實我只是希望在雙視窗的情況下, 我的滑鼠可以在實體視窗與多虛擬視窗間自由移動而已, 附帶的功能是提升VPC效能與時間同步.
附記:
寫完分享, 突然想到, 我查到與此問題相關的網站都是非中文網站, 不知道是我比較笨, 還是別人比較聰明. 我想前者機率高一些, 囧! 

2009/03/29

[Excel] 如何在 Excel 2007 中繪製雙軸圖表

今天Tony問我有關於在Excel 2007中如何繪製雙軸圖表, 一開始的時候, 心想:這不是很簡單嗎? Excel 2003可以讓您直接選取, 那麼Excel 2007沒有道理更困難呀! 但是我錯了.

根據過去使用過 Excel 2003的經驗去, 到 Excel 2007 功能區(Ribbon)|插入|圖表 去找我要的雙軸圖, 每個圖表都很美, 但都不是我要的. 上網用Google大神找了一下, 有很多人解說, 但是我竟然都沒看懂, 心想: 我完蛋了, 這麼簡單的事情怎麼會看不懂? 一定是自己哪裡弄錯了. 經過多次實驗之後, 我終於將流程弄懂了, 因此上來Post一下實際的做法, 希望造福我的朋友及學生們.

Steps:
  1. 先建立資料表, 因為要做雙軸圖表, 所以要有三個欄位, 參考如下:

  2. 滑鼠點進去資料表中的標題列, 不要點到空白儲存格
  3. 點選 功能區|插入|圖表|直條圖|群組直條圖

  4. 你立刻得到了一個簡易的圖表, 這是好的開始, 你會發現 Price 跟 Qty 的基本數據差異很大, 造成幾乎看不到 Qty 長條圖的高度.

  5. 請單獨點選紅色的Qty直條圖


  6. 變更圖表類型為 折線圖

  7. 點選圖例中 紅色 的 Qty 圖例, 請記得要點選兩次, 才會單獨選到 Qty
  8. 滑鼠右鍵, 由快顯功能表中選取 資料數列格式

  9. 預設進入 資料數列格式 後, 會在第一個選項 數列選項, 請將選項改為 副座標軸

  10. You got it. 看完之後, 建議您親手做一遍, 加深印象

謝謝Tony提醒我, 我還有很多知識需要學習, 我會努力的!